Operational Manager / Операционный Менеджер

DIVISION/DEPARTMENT / ОТДЕЛ: Technical and Operations / Операционно-технический


REPORTS
TO / ПОДЧИНЕНИЕ: Technical Operations Manager / Менеджер операционно-технического блока

Salary:  Depends on experience


PLEASE NOTE: This position requires fluent Russian.



General

- Working hours are 9am-6pm Monday-Friday. Due to the nature of the business you may be occasionally required to work before or after hours, or at weekends.


To apply for this role, please send your CV and a covering note to Maria Bek: Maria.Bek@match-hospitality.com
    



 

The Operational Manager is a part of the Branch’s Technical and Operations Department directly reporting to the Technical Operations Manager unless otherwise advised and is involved in the day-to-day activities of the Branch through the interaction with the Branch’s employees, contractors, representatives of the governmental authorities and agencies.

 

OVERVIEW:

The  Operational Manager is responsible for the technical delivery of the FCC 2017.

The Operational Manager has the following external relationships: Key service partners, sub-contractors, labour brokers, LOC, FIFA, Host Cities and other officials and any suppliers related to the delivery of the operation.

The Operational Manager has the following internal relationships: Catering team, Inventory & Fulfilment team, Finance, Senior Management, Procurement Committee, Legal, HR, Event Logistics.

Working hours are 10h00-19h00 Monday-Friday. Due to the nature of the business the Employee will be required to work after hours and at weekends as required.

KEY JOB FUNCTIONS:

The essential job functions of the Operational Manager are:

  •   Management of all organizational issues inside the stadium to have all premises ready for the operation of the event
  •    Delivery of the technical operational projects on time and within the approved budgets

  • Liaison with, and co-ordination of, different departments including suppliers.
  • Working with senior management to implement the company’s policies and goals.

KEY COMPETENCIES:

  • Experienced in technical production for large scale events.
  • Previous large-scale event organising experience.
  • Relevant financial experience in managing large technical production budgets.
  • Ability to manage staff as well as sub-contractors.
  • Ability to work together in a team towards the realisation of fixed goals and deadlines.
  • In-depth detailed technical operational knowledge.
  • Must have a senior management profile and therefore the capability of overseeing a large number of projects and the ability to constantly evaluate the process and re-evaluate the decisions taken.
  • Numbers and target orientated, as well as the ability to balance resources provided and the partnerships entered into.
  • Ability to deliver the highest standards in international technical event production within fixed budgets and timelines.
  • Strong communication and personal presentation skills.
  • Strong project management skills.

 

AD-HOC TASKS:

  • The Employee may be required to assist with ad-hoc tasks if and when required.
  • The nature of this event is such that it may be necessary to amend or add to the Employee’s responsibilities as we get closer to 2018 and he/she may be asked to perform additional tasks that are allocated to him/her by senior management, specific to the projects at hand.

OBLIGATIONS

 

The Operational Manager agrees to:

 

  • Diligently, timeously and efficiently carry out duties assigned by the project manager of any projects he/she may be involved in, and his/her immediate line manager.
  • Ensure that all appointments are diarised and that his/her immediate line manager is aware of his/her movements at all times.
  • Copy at least the project manager specific to the subject of the correspondence or his/her line manager on all correspondence sent out.
  • Provide his/her full support to MATCH Hospitality in meeting deadlines which require his/her input.
  • Manage telephonic and consultative queries and respond to information requests and queries.
  • Handle and treat all matters of a confidential nature, oral or written with tact and discretion.
  • Communicate appropriately with colleagues, clients and other stakeholders.
  • Demonstrate a positive attitude to his/her work, his/her manager and his/her colleagues.
  • Manage the Technical and Operations team effectively and with respect.
  • Work collaboratively with the wider MATCH Hospitality team.
  • Follow all policies and procedures related to absence, sickness, business travel and expenses, and ensure this is all done within the agreed timeframe.
  • Understand and strictly adhere to the Rules & Regulations established in the Company’s internal policies including but not limited to those on Fire, Hygiene, Health and Safety.
  • Adhere to internal MATCH Hospitality policies and procedures, Branch’s local normative and non-normative regulations.
  • Adhere to relevant Russian legislation, as detailed in the employment contact.

 

Операционный Менеджер входит в состав операционно-технического отдела Филиала и подчиняется напрямую Менеджеру операционно-технического блока за исключением случаев, когда обозначено иное; он занимается ежедневной деятельностью Филиала путем взаимодействия с сотрудниками, подрядчиками, торговыми агентами, клиентами Филиала, а также правительственными организациями и агентствами.

 

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ

Основной целью деятельности Операционного Менеджера является обеспечение выполнения технической части проекта Кубка Конфедераций 2017.

 

Операционный Менеджер должен взаимодействовать со следующими сторонними лицами/организациями: ключевые сервисные партнеры, субподрядчики, рабочие кадры, ЛОК, ФИФА, представители городов-организаторов и другие официальные лица, а также любые другие подрядчики, связанные с обеспечением проведения мероприятий.

 

Операционный Менеджер должен взаимодействовать со следующими коллегами внутри компании: отдел организации питания, операционный отдел, Финансы, высшее руководство, исполнительный комитет, юридический департамент, отдел по работе с персоналом, отдел логистики мероприятия.

 

Часы работы Сотрудника: с 10:00 до 19:00 с понедельника по пятницу. По причине специфического характера работы Сотруднику может понадобиться работать во внерабочее время и по выходным дням.

 

 

ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Основными должностными обязанностями Операционного Менеджера являются:

  • Координация, постановка и внедрение стандартов операционных процедур для всех технических операций.
  • Обеспечение оснащения стадиона технологическим, инженерным оборудованием, мебелью и осуществление контроля за их правильным использованием.
  • Координация действий поставщиков.

 

 

Нерегламентированные задачи:

 

  • В случае необходимости Сотрудника могут попросить оказать содействие в выполнении эпизодических задач.

     

  • Характер мероприятия может потребовать изменения или дополнения зоны ответственности Сотрудника по мере приближения Чемпионата мира по футболу FIFA 2018™ и Кубка Конфедераций FIFA 2017, в связи с чем Сотруднику будет необходимо выполнять дополнительные задачи, которые будет ставить перед ним руководство в рамках реализации текущих проектов.

 

ПРАВА СОТРУДНИКА

 

Права Операционного Менеджера оговорены в его трудовом договоре.

 

ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА

 

Операционный Менеджеробязуется:

 

  • Старательно, своевременно и эффективно исполнять свои обязанности в соответствии с указаниями менеджера проекта или проектов, а также непосредственного руководителя.
  • Вести необходимые записи о своей ежедневной деятельности, оповещая обо всем своего непосредственного начальника.

 

  • Ставить в копию всех электронных писем менеджера проекта, имеющего отношение к конкретной переписке, или своего непосредственного руководителя.

 

  • Оказывать всяческое содействие компании «МАТЧ Хоспиталити АГ» в выполнении всех задач, к которым Сотрудник имеет отношение, в срок.

 

  • Совершать телефонные звонки, предоставлять консультации, отвечать на информационные запросы и запрашивать информацию.

     

  • Обращаться с конфиденциальной информацией, полученной устным или письменным путем, с должной осмотрительностью.

     

  • Надлежащим образом общаться с коллегами, клиентами и другими заинтересованными лицами.

     

  • Демонстрировать позитивное отношение к работе, начальству и коллегам.

     

  • Управлять командой операционно-технического департамента эффективно и относиться к коллегам с уважением.
  • Сотрудничать с коллегами из других филиалов компании «МАТЧ Хоспиталити».

 

  • Следовать положениям всех регламентов и процедур компании в отношении отсутствия на рабочем месте, больничных, командировок и возмещения расходов (данные регламенты могут подлежать периодическому пересмотру) и обеспечивать выполнение всех необходимых действий в установленный срок.

 

  • Ознакомиться с внутренними регламентами компании, к которым помимо прочих относятся правила пожарной безопасности, правила гигиены, охраны труда и техники безопасности (подлежат периодическому пересмотру) и соблюдать их.

 

  • Соблюдать внутренние регламенты и процедуры компании «МАТЧ Хоспиталити», а также местные нормативные и ненормативные положения Филиала (подлежат периодическому пересмотру).

 

  • Соблюдать нормы российского законодательства, указанные в трудовом договоре.